TUPOKSI BAKAH

Biro Administrasi Kemahasiswaan, Alumni, dan Humas-PMB

Sumber: Peraturan Rektor Universitas Bale Bandung Nomor 1 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja (OTK UNIBBA)

(1) Dalam melaksanakan tugas, Biro Administrasi Kemahasiswaan, Alumni, dan Humas-PMB, menyelenggarakan fungsi sebagai pelaksana administrasi di bidang urusan kemahasiswaan, alumni, dan humas-PMB, yang berada di bawah koordinasi Wakil Rektor III. Mempunyai tanggung jawab untuk urusan kemahasiswaan, alumni, dan humas-PMB yang meliputi memberikan layanan administrasi kemahasiswaan dan alumni kepada sivitas akademika dan alumni, pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan, organisasi mahasiswa dan alumni di lingkungan Universitas, serta hubungan masyarakat dan penerimaan mahasiswa baru.

(2)   KEPALA BIRO ADMINISTRASI KEMAHASISWAAN, ALUMNI, DAN HUMAS-PMB bertanggung jawab langsung kepada Wakil Rektor III, dengan tugas pokok sebagai berikut:

  1. Membuat buku induk mahasiswa dan alumni.
  2. Melaksanakan kegiatan pelayanan administrasi kegiatan kemahasiswaan dan alumni, seperti kegiatan minat, bakat, dan penalaran, serta kegiatan olahraga, kesenian dan kegiatan ekstra kurikuler lainnya.
  3. Menghimpun, mengolah dan menyimpan data serta informasi mengenai kemahasiswaan dan alumni.
  4. Menyiapkan bahan, mengkoordinir, dan melakukan penyusunan pedoman teknis pengelolaan atau Standar Operasional Prosedur Kemahasiswaan, Alumni, dan Humas-PMB
  5. Melaksanakan pendistribusian Kartu Pengenal/atribut mahasiswa, serta membuat Keterangan Masih Kuliah.
  6. Pelayanan administrasi kesejahteraan mahasiswa, dengan menyiapkan dan mengurus calon penerima beasiswa, koordinasi dengan Wakil Rektor III, Fakultas, serta BEM/DPM.
  7. Menginventarisir dan membantu kegiatan mahasiswa untuk melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat, koordinasi dengan LPPM serta Wakil Rektor III dan Fakultas.
  8. Menjalankan dan mengawasi sistem administrasi peraturan disiplin Mahasiswa.
  9. Penelusuran dan Membina hubungan dengan para alumni.
  10. Menyusun program penyelenggaraan pertemuan ilmiah dan kegiatan kemahasiswaan maupun Alumni.
  11. Mengkaji peraturan perundang-undangan yang berlaku di bidang pembinaan kemahasiswaan untuk kelancaran tugas.
  12. Mengevaluasi kegiatan unit/organisasi kemahasiswaan (UKM) dan Ikatan Alumni (IKA) Universitas.
  13. Penyelenggaraan Penerimaan dan Orientasi Calon Mahasiswa Baru Universitas Bale Bandung.
  14. Merencanakan dan mengembangkan hubungan masyarakat yang berkaitan dengan penerimaan mahasiswa baru, kemahasiswaan, dan alumni sesuai peran dan fungsi universitas.
  15. Melaksanakan pembinaan terhadap Kepala Bagian dan staf pada Biro Administrasi Kemahasiswaan, Alumni, dan Humas-PMB.
  16. Menyusun laporan Biro Administrasi Kemahasiswaan, Alumni, dan Humas-PMB sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

(3)   Biro Administrasi Kemahasiswaan, Alumni, dan Humas-PMB terdiri atas:

a.  Bagian Minat dan Kegiatan Mahasiswa.

b.  Bagian Kesejahteraan Mahasiswa dan Alumni.

c.  Bagian Humas dan PMB.

(4)  BAGIAN MINAT DAN KEGIATAN MAHASISWA menyelenggarakan fungsi sebagai pelaksana administrasi dan pelayanan bakat, minat, dan kegiatan mahasiswa di lingkungan universitas. Bagian Minat dan Kegiatan Mahasiswa dipimpin oleh seorang kepala bagian berada di bawah koordinasi Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan, Alumni dan Humas-PMB. Kepala Bagian Minat dan Kegiatan Mahasiswa mempunyai tugas pokok sebagai berikut:

  1. Melakukan pendataan terhadap minat dan bakat mahasiswa dalam bidang karya tulis ilmiah, seni, budaya, dan olah raga.
  2. Mengawasi pembinaan dan sistem regenerasi unit kegiatan mahasiswa (UKM).
  3. Menghimpun data base kegiatan Mahasiswa dan Alumni.
  4. Memeriksa pengajuan proposal kegiatan Mahasiswa.
  5. Mempersiapkan bahan pelatihan pembimbing kegiatan mahasiswa.
  6. Mempersiapkan bahan pembinaan /peningkatan ketrampilan manajemen mahasiswa.
  7. Mempersiapkan bahan pembinaan prestasi ekstrakurikuler mahasiswa bidang penalaran.
  8. Mempersiapkan bahan pembinaan prestasi ekstrakurikuler mahasiswa bidang olahraga seni, dan bidang minat khusus/kesejahteraan.
  9. Menghimpun dan menelaah peraturan dan pedoman di bidang penalaran, minat dan informasi kegiatan mahasiswa.
  10. Melaksanakan pemantauan kegiatan organisasi mahasiswa (ormawa) dan unit kegiatan mahasiswa (UKM) bidang penalaran, olahraga,seni, dan khusus/kesejahteraan.
  11. Melakukan penyusunan bahan informasi kegiatan kemahasiswaan;
  12. Mengkoordinator keikutsertaan mahasiswa dalam kegiatan-kegiatan di kampus dan di luar kampus.
  13. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang minat dan penalaran mahasiswa.
  14. Melakukan administrasi kontrak kegiatan mahasiswa bidang minat dan penalaran mahasiswa.
  15. Menyusun bahan penerbitan jurnal ilmiah mahasiswa.
  16. Membantu penyelenggaraan pertemuan ilmiah dan kegiatan kemahasiswaan maupun Alumni.
  17. Mengarsipkan, memelihara, dan menata penyimpanan semua dokumen/data yang berhubungan dengan pelayanan administrasi minat dan kegiatan Mahasiswa.
  18. Membantu menyiapkan laporan tahunan Biro Administrasi Kemahasiswaan, Alumni, dan Humas-PMB.  

(5) BAGIAN KESEJAHTERAAN MAHASISWA DAN ALUMNI menyelenggarakan fungsi sebagai pelaksana pelayanan Kesejahteraan Mahasiswa dan Alumni di lingkungan universitas. Bagian Kesejahteraan mahasiswa dan Alumni dipimpin oleh seorang kepala bagian berada di bawah koordinasi Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan, Alumni, dan Humas-PMB. Kepala Bagian Kesejahteraan Mahasiswa dan Alumni mempunyai tugas pokok sebagai berikut:

  1. Melaksanakan layanan kesejahteraan mahasiswa.
  2. Melakukan administrasi penunjang pendidikan dan pembinaan karir mahasiswa.
  3. Menyebarluaskan informasi beasiswa kepada mahasiswa melalui Fakultas masing-masing.
  4. Menginput data mahasiswa penerima beasiswa (Bidikmisi, PPA dan PAGM) setelah koordinasi dengan fakultas dan program studi.
  5. Memeriksa berkas beasiswa, arsip, dan kelengkapan calon penerima beasiswa.
  6. Membuat permohonan beasiswa mahasiswa (Bidikmisi, PPA dan PAGM).
  7. Membuat laporan beasiswa mahasiswa (Bidikmisi, PPA dan PAGM) dan pertanggungjawaban ke Kopertis dan Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat
  8. Melaksanakan program kerja yang kaitannya dengan Alumni.
  9. Menghubungkan antara almamater dengan alumni dan pihak eksternal yang disahkan oleh pimpinan Universitas.
  10. Mendukung pelaksanaan kegiatan penghimpun dana dari alumni.
  11. Mengkoordinir keikutsertaan Alumni dalam kegiatan-kegiatan di kampus.
  12. Mendorong dan mengupayakan keterlibatan alumni dalam berbagai kegiatan di almamater.
  13. Mendukung, memfasilitasi dan menghadiri kegiatan yang dilaksanakan alumni.
  14. Mensosialisasikan kegiatan Tracer Study (Pelacakan alumni).
  15. Menyebarluaskan informasi kesempatan kerja bagi mahasiswa dan Alumni.
  16. Membantu pelaksanaan hubungan kerjasama antara mahasiswa dan Alumni
  17. Mengarsipkan, memelihara, dan menata penyimpanan semua dokumen/data yang berhubungan dengan pelayanan administrasi kesejahteraan mahasiswa dan alumni.
  18. Membantu menyiapkan laporan tahunan Biro Administrasi Kemahasiswaan, Alumni, dan Humas-PMB.

(6) BAGIAN HUMAS DAN PMB menyelenggarakan fungsi sebagai pelaksana pelayanan penerimaan mahasiswa baru dan hubungan masyarakat. Bagian Humas dan PMB dipimpin oleh seorang kepala bagian berada di bawah koordinasi Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan, Alumni, dan Humas-PMB. Kepala Bagian Humas dan PMB mempunyai tugas pokok sebagai berikut:

  1. Melaksanakan program kerja bagian Humas dan Penerimaan Mahasiswa Baru.
  2. Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data Humas dan kegiatan PMB yang dilakukan di dalam dan luar lingkungan Universitas.
  3. Melaksanakan penyusunan rencana pengembangan kegiatan Humas dan kegiatan PMB
  4. Melaksanakan penyusunan proposal kegiatan Humas dan PMB di di dalam dan luar lingkungan Universitas.
  5. Melaksanakan administrasi dan evaluasi kegiatan Humas dan kegiatan PMB.
  6. Melaksanakan layanan informasi, publikasi, dokumentasi, dan hubungan masyarakat terkait penerimaan mahasiswa.
  7. Merencanakan program penerimaan mahasiswa baru dan menyebarluaskan informasi penerimaan mahasiswa baru kepada masyarakat, Fakultas, Program studi, dan mahasiswa.
  8. Menyiapkan materi promosi dan informasi penerimaan mahasiswa melalui media cetak dan elektronik
  9. Mengelola Website Biro Administrasi Kemahasiswaan, Alumni, dan Humas-PMB (BAKAH)
  10. Menyiapkan dan melaksanakan pendaftaran penerimaan mahasiswa, menginput data dan memeriksa kelengkapan berkas persyaratan calon mahasiswa baru.
  11. Mengembangkan dan memelihara hubungan dengan masyarakat, instansi pemerintah atau swasta, dan lembaga lainnya, guna peningkatan animo dan minat masyarakat terhadap Universitas Bale Bandung
  12. Mengarsipkan, memelihara, dan menata penyimpanan semua dokumen/data yang berhubungan dengan pelaksanan kegiatan Humas dan penerimaan mahasiswa baru.
  13. Membantu menyiapkan laporan tahunan Biro Administrasi Kemahasiswaan, Alumni, dan Humas-PMB.